Excelを使った「お手軽顧客管理」の問題

Excelは、おそらくマイクロソフトOfficeの製品群の中で最もよく使われる製品だと思います。規模が小さい、あるいは取引先が限定されている企業ではとくに、顧客管理にExcelをお使いの企業が多いでしょう。実際、当事務所のお客様にも、顧客管理をExcelで行っている企業があります。

記事「Excelの帳票を見直そう」でも述べましたが、業務全体を見渡して考えると、Excelでお手軽に顧客管理を行うことは、よいことばかりではありません。集中管理されないのでファイルが担当者の手元にあり、以下のような危険があります。

• 顧客名簿は担当者から入手するしかなく、不在時などの対応に問題が生じる
• 担当者が一人でも、担当者自身が最新版を把握できなくなることがある
• 誤操作などで、顧客名簿が失われる危険が高まる
• 担当者が複数の場合、それぞれ顧客情報を更新し、すべての顧客情報が最新になっている顧客名簿が存在しなくなる

CRM導入で問題を解決

CRM（顧客管理）を導入すれば、顧客情報が集中管理されるので、上記の問題は解決します。

• 最新の顧客情報が、いつでもCRMから入手できる
• 定期的なバックアップを自動実行でき、データ逸失の危険性を低減できる

「CRMを導入しても、担当者がまめに更新しなければ、Excelでの管理と同じではないか」という疑問もあるかもしれません。CRMの更新に有効な方法が、モバイル機器の活用です。

Zoho CRMの場合は、CRMがクラウドサービスとして提供されており、インターネットが利用できる環境であれば、どこでもアクセス可能です。さらに、Zoho CRMのモバイルアプリを利用することで、スマートフォンやタブレット端末から簡単にCRMの情報を更新できます。お客様と打ち合わせしたあと、電車での移動時間などのすきま時間にモバイル機器を使ってCRMの情報を更新すれば、負担感なく最新の情報を記録することができるのです。

CRMはもちろん、Excelを使った「お手軽顧客管理」の代替品ではなく、様々な機能があります。それについては、稿を改めてご紹介したいと思います。